>> ACCUEIL | J.O. N° 6907 du Lundi 08 février 2016


MINISTERE DE LA JUSTICE  

Arrêté ministériel n° 00245 en date du 11 janvier 2016

Arrêté ministériel n° 00245 en date du 11 janvier 2016 approuvant le règlement de procédure du Comité national de Médiation et de Conciliation


Article Premier. - Le règlement de procédure du Comité national de Médiation et de Conciliation, annexé au présent arrêté, est approuvé.


Art. 2. - Le présent arrêté sera enregistré et publié au Journal officiel et partout où besoin sera.


REGLEMENT DE PROCEDURE DU COMITE NATIONAL DE MEDIATION ET DE CONCILIATION


Article premier. - En application des dispositions de l’article 10, alinéa 2 du décret n° 2014-1653 du 24 décembre 2014 relatif à la médiation et à la conciliation, le Comité national de Médiation et de Conciliation adopte le présent règlement de procédure sur la médiation et la conciliation.


Article 2. - Champ d’application

En cas de médiation ou de conciliation ad hoc ou en l’absence de règlement de médiation ou de conciliation de l’institution choisie par les parties, la médiation ou la conciliation s’organise et se déroule conformément au présent règlement.

Ce règlement s’applique également à la procédure de médiation et de conciliation judiciaire.


Section première. - Introduction de la procédure de médiation ou de conciliation


Article 3.

Une partie qui souhaite introduire une procédure de médiation ou de conciliation adresse, à cet effet, une demande écrite au secrétariat du Comité national de Médiation et de Conciliation.

La requête doit contenir :

- 1’identité des parties et de leurs représentants (prénoms, nom, adresse, adresse électronique, n° de téléphone et n° de fax pour les personnes physiques et pour les personnes morales, dénomination et siège social) ;
- le cas échéant, une copie de la convention de médiation ou de Conciliation ;
- une brève description du litige.


Le juge saisi d’un litige peut, à la demande des parties ou de sa propre initiative mais avec leur accord :

- ordonner une médiation ou une conciliation sur tout ou partie du litige ;
- soit désigner directement un médiateur ou un conciliateur, soit transférer le dossier au Comité national de Médiation et de Conciliation.


La date d’introduction de la procédure de médiation ou de conciliation est :

- la date à laquelle la requête de médiation ou de conciliation est reçue par le secrétariat du Comité national de Médiation et de Conciliation ;
- celle de la réception du dossier transmis par le greffe du tribunal compétent.

Lorsqu’il est saisi, le Comité national de Médiation et de Conciliation informe immédiatement les parties. Il leur fixe un délai pour payer la part des frais administratifs à leur charge conformément à l’article 18 du présent règlement.


Section II. - Nomination du médiateur et du conciliateur


Article 4. -Le Comité national de Médiation et de Conciliation publie chaque année la liste des médiateurs et des conciliateurs agréés.

Article 5. -Les parties choisissent librement le médiateur ou le conciliateur.
A défaut :

- en cas de médiation et de conciliation extrajudiciaire, le Secrétaire exécutif du Comité national de Médiation et de Conciliation propose un médiateur ou un conciliateur aux parties ;
- en cas de médiation ou de conciliation judiciaire, le juge compétent désigne le médiateur ou le conciliateur choisi par les parties, ou, à défaut, nomme un médiateur ou un conciliateur d’office.

Le médiateur ou le conciliateur choisi a l’obligation de révéler toute circonstance susceptible de compromettre son indépendance à l’égard de l’une ou l’autre partie.

Les parties dûment informées peuvent, cependant, autoriser le médiateur ou le conciliateur à continuer sa mission par une déclaration signée, séparée ou conjointe.

En cas d’opposition de l’une des parties ou d’office lorsqu’il estime n’être pas à même de mener la médiation à bonne fin, le médiateur ou le conciliateur renonce à la mission et en avise le Secrétaire exécutif ou le juge saisi qui procède à son remplacement, après avoir consulté les parties et leur avoir offert la possibilité de nommer un autre médiateur ou conciliateur.


Section III. - Représentation des parties


Article 6. -Les parties peuvent se faire représenter ou assister dans la procédure de médiation ou la conciliation.

En cas de représentation, la partie représentée doit, par tous moyens laissant trace écrite, révéler, à l’avance, à l’autre partie et au médiateur ou conciliateur, l’identité du représentant.

Le représentant, doit être investi d’un pouvoir spécial de régler le litige lui-même sans en référer au représenté. Le pouvoir est produit par le représentant et classé au dossier de la procédure.



Section IV. - Déroulement de la procédure de médiation ou de conciliation


Article 7. -Les parties définissent entre elles, avec l’aide du médiateur ou du conciliateur, les modalités d’organisation de la médiation ou de la conciliation et la durée du processus. Ces modalités sont consignées dans un protocole de médiation ou de conciliation signé par les parties et par le médiateur ou le conciliateur.

Le protocole contient les mentions suivantes :

- le nom et le domicile des parties et de leurs conseils ;
- le nom, la qualité et l’adresse du médiateur ou du conciliateur, et, le cas échéant, la mention que le médiateur ou le conciliateur est agréé par le Comité national de Médiation et de Conciliation ;
- le rappel du principe volontaire de la médiation et de la conciliation ;
- un exposé succinct du différend ;
- la durée initiale de la médiation ou de la conciliation ;
- les moyens de communication qui peuvent être électroniques ;
- la date de la première réunion ou séance ;
- le rappel du principe de la confidentialité des communications échangées dans le cours de la médiation ou de la conciliation ;
- le mode de fixation et le taux des honoraires du médiateur ou du conciliateur, ainsi que les modalités de leur paiement ;
- la déclaration par le médiateur ou le conciliateur de son indépendance, de sa neutralité et de son impartialité à l’égard des parties ;
- la date et la signature des parties et du médiateur ou du conciliateur.


Article 8. - Dès sa désignation, le médiateur ou le conciliateur peut recueillir auprès des parties, toute information se rapportant au litige et susceptible d’en faciliter le règlement.

Chaque partie doit coopérer en toute bonne foi avec le médiateur ou le conciliateur et s’engager à lui garantir la libre exécution de son mandat, pour arriver à une solution rapide du litige. Le médiateur ou le conciliateur peut faire toute suggestion dans ce sens. Il peut, en tout temps, communiquer séparément avec l’une ou l’autre partie, s’il l’estime nécessaire.

Section V. - Rôle du médiateur et du conciliateur


Article 9. -Le médiateur ou le conciliateur favorise le règlement des questions en litige de la manière qu’il estime appropriée.

Pour ce faire, il :

- identifie les questions faisant l’objet du litige ;
- facilite la discussion entre les parties sur ces questions ;
- aide les parties à trouver une solution au litige.

Toutefois, le médiateur ou le conciliateur ne peut imposer une solution du litige aux parties.


Section VI. - Confidentialité


Article 10. - La procédure de médiation et de conciliation est confidentielle. Toute personne qui y participe est tenue au respect de ce principe.

Le médiateur ou le conciliateur ainsi que toute personne assistant ou participant à la procédure de médiation ou de conciliation doivent signer un engagement de confidentialité. Ils ne doivent pas révéler, à des tiers, une information tirée de la procédure de médiation ou de conciliation sauf si la loi en dispose autrement.

Lorsque le médiateur ou le conciliateur reçoit d’une partie des informations relatives au différend, il peut les révéler à l’autre partie et exiger toute explication nécessaire. Toutefois, lorsqu’une partie fournit au médiateur ou au conciliateur une information sous la condition expresse qu’elle demeure confidentielle, celui-ci ne doit pas la révéler à l’autre partie.

Les réunions ne font l’objet d’aucun enregistrement quel qu’il soit.

Les parties s’interdisent d’invoquer dans une procédure arbitrale ou judiciaire :

- toutes opinions exprimées ou toutes suggestions formulées par l’une des parties, quant à un éventuel règlement du litige, au cours de la procédure de médiation ou de conciliation ;
- tous aveux faits par l’une des parties au cours de la procédure de médiation ou de conciliation ;
- tous documents, notes ou autres informations obtenus au cours de la procédure de médiation ou de conciliation ;
- toutes propositions présentées ou toutes opinions exprimées par le médiateur ou le conciliateur ;
- le fait qu’une partie se soit ou non déclarée prête à accepter une proposition.



Section VII. - Clôture de la médiation et de la conciliation


Article 11. - La médiation ou la conciliation prend notamment fin à la survenance de l’un des évènements suivants :

- la signature de l’accord de médiation ou de conciliation effectuée par les parties et le médiateur ou le conciliateur ;
- la déclaration écrite du médiateur ou du conciliateur indiquant, après consultation des parties, que de nouveaux efforts de médiation ou de conciliation ne se justifient plus ;
- le non-paiement par les parties des provisions ;
- la déclaration écrite d’une partie adressée à une autre partie et au médiateur ou au conciliateur, indiquant qu’il est mis fin à la procédure ;
- la déclaration écrite conjointe des parties adressée au médiateur ou au conciliateur, indiquant qu’il est mis fin à la procédure ;
- la décision du juge compétent mettant fin à la médiation ou à la conciliation judiciaire, sur demande d’une partie ou à l’initiative du médiateur ou du conciliateur, ou lorsque le déroulement efficace de la médiation ou de la conciliation lui apparaît compromis ;
- le renvoi de la procédure de médiation ou de conciliation au juge compétent ;
- l’expiration de la durée de la procédure.

La médiation ou la conciliation prend fin également si les parties ne payent pas les provisions supplémentaires, y compris les honoraires du médiateur ou du conciliateur.

La médiation ou la conciliation prend fin en outre dans les cas où il existe une absence de communication entre le médiateur ou le conciliateur et toute partie ou son représentant pendant une période de vingt et un jours après une réunion ou séance de médiation ou de conciliation. Le médiateur ou le conciliateur en fait mention au procès-verbal.

Section VIII. - Accord de médiation ou de conciliation


Article 12. -Lorsque les parties parviennent à un accord sur tout ou partie du différend objet de la médiation ou de la conciliation, celui-ci est consigné dans un accord de médiation ou de conciliation daté et signé par elles et le médiateur ou le conciliateur.

Le cas échéant, il est fait mention de l’agrément du médiateur ou du conciliateur. En l’absence de représentants, si les parties le demandent, le médiateur ou le conciliateur rédige ledit accord ou les aide à le faire.

Cet écrit contient les engagements précis pris par chacune des parties. Dans les cas où l’une d’elles ou les parties ne savent ni lire ni écrire, le médiateur ou le conciliateur leur traduit l’acte et en fait mention dans le corps de l’écrit.

Lorsque l’accord de médiation ou de conciliation concerne un mineur capable de discernement, la requête mentionne les conditions dans lesquelles le mineur a été informé de son droit à être entendu par le juge ou la personne désignée par lui et à être assisté par une personne majeure ou un avocat.

Un exemplaire de l’accord de médiation ou de conciliation est remis à chaque intéressé.

Le médiateur ou le conciliateur procède également, sans délai, au dépôt d’un exemplaire à l’institution ou à l’organisme qui a ordonné la médiation ou la conciliation.

Une copie de l’accord de médiation ou de conciliation est transmise et classée au secrétariat du Comité national de Médiation et de Conciliation.


Section IX. - Frais


Article 13. -Sauf dérogation, l’ouverture et le déroulement de la médiation ou de la conciliation sont soumis au paiement des frais relatifs à la procédure.

Sauf accord écrit signé entre les parties, tous les frais de la médiation ou de la conciliation sont répartis à parts égales entre elles. En outre, chacune des parties assume directement les frais de déplacement et autres indemnités de ses témoins, experts, avocats ou autres personnes qui la représentent ou l’assistent lors de la procédure.


Les frais de médiation ou de conciliation, outre les honoraires ou la rémunération du médiateur ou du conciliateur, comprennent notamment :

- tout frais administratif, y compris les frais d’ouverture de la médiation ou de la conciliation, ceux de déplacement et de séjour du médiateur ou du conciliateur et d’autres frais encourus par ce dernier à l’occasion de la procédure ;
- les frais afférents à la tenue des réunions ou séances de la médiation ou de la conciliation ;
- les frais des experts indépendants sollicités par le médiateur ou le conciliateur, en accord avec les parties ;
- les autres frais similaires encourus directement à l’occasion de la médiation ou de la conciliation.

En cas de médiation ou de conciliation ad hoc ou en l’absence de barème relatif au frais de procédure de l’institution choisie par les parties, il est fait référence, sauf accord contraire des parties, au barème fixé par le Comité national de Médiation et de Conciliation et approuvé par arrêté du Ministre en charge de la Justice.

A l’ouverture de la procédure, le médiateur, le conciliateur ou le juge compétent, selon le cas, fixe le montant de la provision à verser. Des provisions supplémentaires peuvent être fixées dans les mêmes conditions. Ces provisions sont supportées à parts égales par les parties.

Si les provisions fixées ne sont pas entièrement payées dans les trente jours suivant la demande, le médiateur ou le conciliateur peut clôturer la procédure. Avis en est donné aux parties et au juge en cas de médiation ou de conciliation judiciaire.

À la fin de la procédure, le médiateur, le conciliateur ou le juge compétent, selon le cas, communique aux parties le compte final et leur restitue ou réclame tout solde.


Section X. - Dispositions finales


Article 14. -Le présent règlement de procédure peut être modifié par le Comité national de Médiation et de Conciliation. Les modifications sont approuvées par arrêté du Ministre en charge de la Justice.

Adopté à Dakar, le 05 mai 2015